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入职办理指南

新员工在入职阶段，组织发展需要完成材料收集审核、资产准备、IM账号开通、入职必看文章宣导、劳动合同签定等事项，具体如下：

前置准备工作​

Step1：新员工入职前需要在内网：花名册-[OD]待入职视图新增待入职人员信息，并提前准备好如下内容：

  • 工位：

与新员工的直接负责人确认位置安排，同时该工位的同桌即为「生活导师」

  • 办公室准入权限（含梯控卡）

    • 深圳南山：配置门禁指纹&密码
    • 深圳福田：设置物业白名单
    • 珠海唐家：配置门禁卡

  • 办公用品：笔记本电脑、显示器、拓展坞

    • 根据「内网：花名册 - 待入职视图」中勾选的办公设备及标准明细进行准备
    • 如自带电脑，则HR申请电脑补贴200元/月
    • 如电脑设备为Mac系列，需配置拓展坞
    • 设备的采购需提前下需求给到资产管理员进行设备采购

Step2：入职前一天需要提醒新同学提交入职材料，收到后需要对相关材料进行审核。注意事项如下：

  • 所有成员：银行卡信息、材料附件必填，体检报告可入职后再补交（电子档优先）
  • 员工类型和员工状态根据实际入职情况更改信息
  • 深圳区域的成员，社保电脑号必填
  • 如何查询电脑号请戳：💫 行政人事财务FAQ (vika.ltd)
  • 【合同信息】根据实际入职情况选择合同主体

入职当天​

附件：入职清单

Step1：工位引导，发放设备

  • 发放前置工作中准备的设备
  • 工位引导，介绍入职导师及生活导师
  • 引导熟悉环境、熟悉公司、被人熟悉

Step2：确认入职，引导学习魔法学院

  • 【操作】进入飞书工作台-智能人事-员工管理-入职管理-点击【确认入职】
  • 【邮箱】进入飞书工作台-企业管理-组织架构-成员与部门-搜索员工-开通企业邮箱；
  • 【详细信息补充】进入飞书工作台-企业管理-组织架构-成员与部门-搜索员工，“编辑”，补充完整信息，“部门”需要添加区域办公室。
  • 【公告】进入飞书工作台-公告-点击新公告-将公告内容加入，勾选“需要用户点击'我已阅’，完成公告签署”后，点击发送。

Step3：通知相关人员

  • 在「 飞书 ：入离职沟通群 」发送当天入职成员的姓名、部门、邮箱基础信息，并@所有人，推动相关账号的开通
  • 自动发送 全员群欢迎通知 ，请在维格表内网-花名册中，勾选"发送入职欢迎语"，即可自动发送欢迎通知）

Step4：工资卡开设

  • 工资卡开卡：

员工根据HR提示登记信息，开卡后会自动邮寄。

（珠海邮寄至肖琳琳，深圳邮寄至陈雅欣，其他地区邮寄至本人）

  • 如已有招行卡，根据HR提示提交卡号信息

Step5：内网空间站

进入内网空间站管理页面，点击" 邀请成员" ，选择" 邮件邀请" ，填写 成员邮箱 ，点击" 发送邀请" ，提醒成员昵称使用真实姓名

Step6：外网空间站

  • 发送外网链接，提醒新成员使用飞书 账号 ，授权登录即可，登录后需要绑定企业邮箱
  • 外网链接：(vika.cn)
  • 进入外网成员管理后台，检查新成员是否成功加入外网，如没有，会显示“未加入”的红色字体，提醒对方加入

如何绑定邮箱：

  • 左下角点击头像后，点击“ 用户中心 ”；点击“ 绑定邮箱 ”（公司邮箱：姓名全拼@vikadata.com)

Step7：维格通行证（自动创建）

这项创建会有延迟，如果新同学无法操作，可让其耐心等待一下，稍后再试试。需要给员工发送如下信息：

登录时，请注意用户名如果不是自己的，请退出后重新登录，昵称：中文名+英文名

你的维格通行证账户：邮件账号

附：《维格通行证》操作与使用指南 重置密码（https://vika.authing.cn/）

Step8：企业微信

  • 扫码登录企业微信管理后台，点击通讯录，选择微信邀请：企业微信登录链接
  • 成员扫码申请进入架构后，回到首页，选择通过
  • 通过后，回到通讯录，搜索成员姓名-编辑-修改部门、职务、邮箱）

Step9：钉钉架构（ 钉钉后台）

  • 进入钉钉管理后台，选择智能人事--内部通讯录--选择新成员所在部门小组--添加成员，根据提示编辑基础信息并保存，即完成成员加入架构。
  • 有的成员由于个人账号设置原因，保存后会提示[已发送邀请链接，需要对方同意才可加入]，如有此提示，需提醒成员同意邀请。

Step10：分贝通

  • 现已从飞书自动同步架构，无须新增

Step11：入职福利小礼品

每位新入职的小伙伴，可领取公司文化衫一件，目前可选的文化衫有T恤和卫衣（二选一）：

  • 填报表单：周边申请
  • 填写说明：类别-内部发放，申请原因-入职，礼品添加-文化衫（T恤或者卫衣二选一，注意尺码哦），申请数量-1，是否邮件和地址根据实际情况填写

Step12：个人使用说明书提醒

如果你细心翻看《 vika维格 全员群 》，就会看到每一个小伙伴的签名里都有一个链接，“个人使用说明书”。

没错~这是在vika维格充分展示自己，让大家了解你的绝佳机会，请尽快完成如下任务：

Step13：劳动合同签订

劳动合同-维格表（ 务必在当日之内完成签订 ）

Step4：入职小问卷

所有入职手续办理完成后，请向将入职小问卷发给新同学填写，链接：入职小问卷

附入职欢迎飞书消息卡片自动化学习：​

  1. 如何利用机器人发送飞书消息卡片
  2. 入职欢迎消息飞书卡片Jason源码
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