会议形式
三种会议形式：焦点讨论、工作报告、小组交流
什么叫会议的形式？
会议形式，可以理解为不同的会议流程。
会议形式，控制整个会议的流程框架和顺序。
三种形式的区别
| 会议形式 | 小组交流会Group Conversations | 焦点讨论会Spotlight Dicusscions | 工作报告会Report Meetings |
|---|---|---|---|
| 发言流程 | 主持+答疑 | 主持+讨论 | 轮流报告 |
| 会议技法 | 演讲+默读+头脑风暴 | 头脑风暴 | 默读 |
| 时间 | 可固定 | 不固定 | 可固定 |
| 建议主软件 | 视频 | 文档 | vika维格表 |
会议的形式有哪些？
1. 焦点讨论会 Spotlight Discussion
关键词：火星情报局、中共人大代表大会
概念
焦点讨论会 Spotlight Discussion，指的是参会者聚在一起共同进行议题爆破、头脑风暴、各抒己见、提出解决方案，并形成最终的目标、解决方案、任务、迭代等内容的特殊会议。
与其它会议推崇线上会议、默读会相比，焦点复盘会则推荐线下聚会，因为集中式的挖掘议题+压迫讨论+头脑风暴，往往会有较长的耗时。
为什么要有焦点讨论会？
在日常的工作中，大家容易忙着低头走路，陷入执行的细节中，容易不知不觉的迷失方向。
焦点讨论会，则是一次组织大家“抬头望天”的会议。
制定主题
焦点讨论会最为重要的内容就是其中的“焦点”，因此焦点讨论会的主题就是所有的焦点。会议持续时间不宜过长，建议1-2小时，过长容易产生疲惫而注意力不集中。因为主题范围的选择也十分重要。
会前准备
确立好讨论的主题之后，发起会议邀请
- 编辑好会议议程
- 确定相关方，选择适当的相关方人数可以有效的聚焦沟通并提出大部分焦点相关内容
- 提前预约好时间，发送会议邀请，并附件会议议程和一些需要提前了解的背景资料
- 可适当准备小零食饮品，提供较为放松的交流环境
会议流程
- 背景目标介绍
- 讨论议题
- 整理记录讨论的过程
- 会议的产出，制定目标和可执行任务，并最终流转到相应的负责人
- 结束会议
Tips：如何提高焦点讨论会的效率
- 主题的范围影响讨论内容的多少，根据会议时长选择适当的讨论范围
- 主题的制定要清晰明了，相关方在会前就能够了解会议焦点内容
- 主题内容建议规律性组织，不要散状分布
- 保持注意力在会议主题上，如果分心可适当引导聚焦会议。
- 避免个别用户的垄断发言，尽量保证所有相关方都能以相等的机会发表意见
- 对于反馈的内容，有选择的进行深入交流讨论
举例：《焦点讨论会：如何开好一场复盘会？ 》
2. 工作报告会 Report Meeting
关键词：轮流发言、使用维格（Vika）
概念
工作报告会，就是针对报告对象的期望，把相关的工作内容和进度的总结性的呈现出来。
应用场景举例
- 每天晨会，同步小组任务进展情况
- Sprint交付，小组内要总结Sprint完成情况
- 项目复盘会，汇报每个组的工作内容和进度
会前准备
既然是报告，就需要提前收集整理好报告的内容。
因此会前准备很重要。用「Vika维格表」的神奇表单，不仅可以很好的实现报告内容的收集和整理，还可以让报告者者按照统一的模版去提交。
最终实现报告内容的完整收集与规范呈现。
组织者：
- 根据报告信息的浓度，定制会议时长和开会节奏
- 根据报告对象的期望定制神奇表单
- 确定报告者名单
- 确定会议议程
- 挂日历邀请，包含会议议程、神奇表单链接
- 开会前检查表单提交情况，确保每个报告者信息提交完成
参与者：
- 参考神奇表单搜集整理报告信息
- 开会前完成神奇表单的提交
会议议程
根据神奇表单收集的内容进行讨论。神奇表单可以参考以下内容进行定制：
- 进度情况 - 实际进度与计划进度对比
- 工作量的完成情况 - 实际工作量与计划工作量对比
- 主要成果展示
- 风险与问题同步
- 分享经验和教训
会议流程
- 组织者发起会议
- 报告者根据提交完成的神奇表单内容轮流报告
- 报告对象对阶段成果进行验收
- 对风险和问题进行讨论，产出解决方案
- 结束会议
3. 小组交流会 Group Conversation
关键词：ClubHouse、可视化（PPT、视频、思维导图等）
概念
交流，大到国家之间的访问，小到我们跟朋友谈事情。
交流的目的和意义，是为了实现知识、技能、资讯等信息的快速传播与共享，促进共同进步。
理解了交流，就理解了为什么会有小组交流会。
公司有很多项目，每个项目有不同的小组，每个小组有自己专注并擅长的领域，小组的这些组织过程资产可能对于其他小组来说，是珍贵的信息和宝贵的经验。小组交流会促进信息的共享与碰撞，加强组与组之 间的交流与合作，增强团队的凝聚力，促进共同目标的达成。
应用场景举例
- 产品技术想知道客户对产品的使用场景
- 你想知道研发部门是怎么跑scrum流程的
- 分享相关领域的前沿技术和资讯
制定主题
小组内可以探讨小组交流会的主题，或者可以收集公司同事关心的内容作为主题。
针对这些组织主题开一场小组交流会。
每个小组可轮流发起，面向全公司的成员，被邀请人可选择性参加。
主题的制定可以参考以下内容：
- 展示当前小组正在做哪些任务
- 分享组内的阶段性成果
- 讨论组内遇到的问题，希望得到哪些帮助
- 小组短期内有什么计划和目标
一般是小组内相关的主题专家，作为主讲人(Host)，负责主题内容的整理，展示和演讲。
其他小组成员如有更多的信息或者专业知识也可以提供，形成组内一致认可的分享内容并整理出会议议程。
会前准备
主讲人(Host)：
- 收集整理会议议程
- 至少提前一天提交会议议程供参会者浏览评论
- 会议开始前提前浏览评论内容，对评论有整体的把握
组织者：
- 统筹schedule每个小组交流会的时间，发起会议邀请
- 确保至少提前一天收集到会议议程
- 提醒参会者浏览评论
参与者：
- 提前浏览，积极评论，贡献你的观点
会议流程
- 组织者发起会议
- 主讲人(Host)展示和演讲会议的主题
- 默读参与者的评论内容
- Host针对评论的问题依次解答并记录讨论结果
- 结束会议
- Host整理会议评论的产出流转到行动人员
Tips：如何开好小组交流会
For 主讲人（Host）：
- Host默认是小组负责人，如果主持人需要调整时间，请提前足够的时间@组织者改时间
- 如果Host需要换成小组其他成员，组内协调一致后，@组织者改Host信息
- 如果遇到特殊情况，比如那天大部分人都不在，@组织者协调调整时间
- 尽量提前30分钟去浏览大家的评论，这样可以对要解答的内容有个整体的把握。做好会议的准备
For 参与者：
- 鼓励参与者积极的对内容进行评论，或者提出问题。并不是只有问题才可以评论，任何地方你有分享的信息都可以记录下来。
- 许多人无法参加会议的，可以阅读会议纪要和评论区的内容，来实现我们的异步通讯。
- 尽量可以提前一天去浏览会议纪要，并积极评论，一点点的准备可以让这个交流会对每个人更有价值，同时最大限度的利用好会议时间。
- 欢迎在讨论中积极贡献你的观点
- 轮到解读你的评论的时候，可以先介绍下自己的名字，让大家知道是谁在说话
- 感谢认可他人的 评论也是非常重要的
- 请不要私聊讨论，我们鼓励记录在会议纪要里，这样没有参加会议的人也可以浏览从中受益